Como estruturar um departamento financeiro novo na sua empresa?

Sua empresa está crescendo? Talvez seja hora de investir em um departamento financeiro próprio. De início, ter um simulador de venda no cartão já resolve grande parte dos problemas. Afinal, é possível saber qual a taxa que cada máquina desconta e, com isso, ter ideia do lucro no final do mês. Mas depois de algum tempo, é preciso contar com mais recursos para manter o negócio respaldado.

Um setor de finanças organizado pode fazer toda a diferença para o seu negócio deslanchar. Veja como estruturar um departamento financeiro na sua empresa:

Separe as contas

Em pequenos negócios, é muito comum manter os lucros da empresa na conta pessoal do gestor. Mas, com o crescimento, isso fica inviável. Afinal, qualquer gasto a mais pode comprometer o pagamento das contas e até o salário dos funcionários. Portanto, tenha uma conta específica para a parte financeira da empresa e estipule um “salário” de gestor ou CEO para você.

Entenda a estrutura do departamento

Um setor financeiro é composto de subsetores, em que cada um lida com um assunto diferente:

• A administração de riscos faz a análise de mercado, ou seja, como as variações do preço do petróleo, por exemplo, afetam a produção dos itens de plástico que sua loja vende;
• A gestão de contabilidade lida com o patrimônio da empresa, burocracias legais, tributos e outras obrigações exigidas por órgãos governamentais;
• A gestão de contas é responsável pelo pagamento, claro, das contas;
• A tesouraria cuida do fluxo de caixa.

Defina os processos

Cada empresa lida com diferentes processos financeiros. Quem trabalha com fornecimento, por exemplo, tem gastos com combustível, manutenção de caminhões e estoque. São despesas diferentes de quem tem um restaurante. Por isso, é preciso entender quais são as funções essenciais para que seu negócio exista e como o dinheiro trabalha para mantê-las funcionando.

É nesse momento também que você deve fazer o planejamento estratégico da empresa e, assim, estipular as tarefas e metas do setor. Quando a equipe trabalha apenas em curto prazo, suas atribuições ficam limitadas. Metas longas permitem que o setor cresça continuamente e saiba para onde está caminhando.

Estipule a quantidade de colaboradores

Uma empresa em crescimento pode ainda não ter capacidade para muitos funcionários, mas é preciso contar com uma equipe suficiente para não deixar ninguém sobrecarregado.

Cada subsetor tem sua função, mas quem cuida de cada uma delas? Veja agora quais são os profissionais imprescindíveis:

• Analista financeiro organiza os processos financeiros da empresa, incluindo fluxo de caixa, notas fiscais e transações no geral, além de estudar o perfil financeiro dos clientes;
• Supervisor financeiro verifica se os orçamentos estão dentro das metas e traça objetivos para o crescimento da empresa;
• Diretor financeiro desenvolve normas de finanças para auxiliar o desenvolvimento da empresa;
• Analista fiscal lida com a análise de livros fiscais, impostos e tributações;
• Auxiliar operacional trabalha auxiliando o setor no geral, com controle de fluxo de caixa, organização de documentos e acompanhamento das transações.

Uma dica é começar contratando o supervisor financeiro e delegar a seleção dos outros colaboradores para ele.

Conte com profissionais capacitados

Para trabalhar no setor financeiro, é preciso que os profissionais tenham formação em alguma das seguintes áreas:

• Engenharia de Produção;
• Processos Gerenciais;
• Ciências Contábeis;
• Gestão Financeira;
• Administração;
• Economia.

Já a vaga de auxiliar administrativo, pode ser a porta de entrada para profissionais que ainda não tenham uma formação, mas estão dispostos a aprender e têm certa aptidão para atividades de gestão e contas. Ela pode ser voltada tanto para quem fez curso técnico em Contabilidade quanto para quem tem apenas o Ensino Médio.

Conte com ferramentas digitais

Ter bons computadores ou notebooks é fundamental para o setor financeiro. Se os seus funcionários estiverem em home office, por exemplo, a segunda opção é ainda melhor. No entanto, não dá para deixá-los dependentes de planilhas do Excel. Com o tempo, as informações ficam confusas e as tabelas superlotadas.

Um bom sistema de gestão permite a organização e gestão de notas fiscais, do fluxo de caixa, das folhas de pagamento e até dos tributos fiscais. Com isso, os profissionais ganham mais precisão no trabalho e se concentram em tarefas menos burocráticas, mas que demandam muita atenção.

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